An unseren CODEX und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anlehnend, möchten wir im Sinne des Vertrauens unsere interne Verfahrensdokumentation Ihnen offen darlegen. Deshalb führen wir – auch wenn wir es nicht müssen – unser Verfahrensverzeichnis öffentlich im Internet online und für jedermann einsehbar.

Was ist ein Verfahrensverzeichnis

Ein solches Verzeichnis ist in erster Linie dafür gedacht, es auf Anfrage einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde vorzulegen. In diesem Verzeichnis werden alle persönlichen Daten genannt und die Tätigkeiten rund um Ihre Daten, mit dem Ziel beschrieben, eine Auskunft erteilen zu können. Eine Auskunft was genau mit Ihren Daten wie geschieht.

In diesen Verzeichnissen wird auch der Zweck der Erfassung Ihrer Daten festgehalten, sodass wir nicht unbegründet mehr persönliche Daten von Ihnen einholen, als wirklich notwendig ist. Weitere Details können Sie auf der Webseite von dejure.org nachlesen.

Die Kontaktdaten es Verantwortlichen, sofern im Verfahren nicht anders beschreiben, sind immer dem Impressum von FAST VERSPIELT zu entnehmen.

Wann tun wir was und wie?

Nachfolgend werden alle unsere Verfahren für Sie detailliert beschrieben.

Formulare zur Kontaktaufnahme z.B. Erstgespräch

Das Ziel des Erstgesprächs ist das gegenseitige Kennenlernen der Probleme, Themen und der Möglichkeiten der Unterstützung. Zu diesem Zweck haben wir ein Formular zum Erstkontakt, aber auch weitere individuelle Kontaktformulare erstellt. In diesem werden Ihr Name, +XXX abgefragt. Mithilfe dieser Daten wählen wir einen passenden internen Ansprechpartner aus und bringen diesen mit Ihnen in Verbindung. Die von Ihnen übermittelten Daten werden nur innerhalb des FAST VERSPIELT Teams kommuniziert und dort auch gespeichert.

Erstgespräche

Unsere Erstgespräche führen wir entweder online, oder wenn gewünscht nur telefonisch durch. Zu diesem Zweck verwenden wir die Daten des Kontaktformulars und die von Ihnen gewünschte Kontaktmethode um mit Ihnen gemeinsam einen Termin zu vereinbaren.

Nach erfolgter Terminvereinbarung erhalten Sie entweder zum gegebenen Zeitpunkt einen Anruf oder eine Einladung zu einem online Meeting.

Wir führen unsere Erstgespräche immer unter Vorbehalt Ihrer Zustimmung unseres Codex und zu Dritt durch. Das zusätzliche FAST VERSPIELT Teammitglied ist sowohl zu Ihrer, als auch zu unserer Unterstützung zielführend. Hierbei können erste Verständigungsprobleme, aber auch mögliche erste gegenseitige Missverständnisse gemeinsam besser erkannt und darauf eingegangen werden.

Wenn von Ihnen gewünscht können wir in Ausnahmefällen ein Erstgespräch persönlich unter vier Augen, oder auch eins zu eins online oder telefonisch durchführen. Hierfür benötigen wir vorab Ihre entsprechenden Daten, als auch die Zustimmung zu unserem CODEX.

Erstgespräche werden grundsätzlich nach folgendem Schema durchgeführt:

1. Gegenseitige Vorstellung
2. Vorstellung unseres CODEX und gegenseitiges Bestätigen dieses
3. Gespräch / Informationsaustausch zur Möglichen Unterstützung
4. Vereinbarung weitere Schritte und Verabschiedung

Während der Erstgespräche werden handschriftlich Notizen erstellt. Diese dienen uns zum einen als gedankliche Unterstützung im Gespräch, aber auch als Unterstützung für Sie. Nach Beendigung des Gesprächs erhalten Sie im Nachgang, diese Notizen incl. der besprochenen Tipps als E-Mail zugesendet.

Unsere Aufbewahrungsfristen

Kontaktdaten der E-Mail-Formulare auf unserer Webseite

• 3-6 Monate, je nach Bedarf z. B. Anfragehäufigkeit

Ihre/Unsere E-Mails & Dokumente

• Zu Dokumentationszwecken maximal 10 Jahre nach letztem Kontakt
• Während einer aktiven Betreuung, keine Löschung wegen Fristüberschreitung

Geschäftsrelevante Dokumente, E-Mails und Abrechnungen

• entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen

Unsere Datenspeicher

Ihre Daten werden auf einem Kennwortgeschützen online Speicher bei unserem Webseiten Service Provider der KONTENT GmbH gespeichert. Dies ermöglicht es allen FAST VERSPIELT Teammitgliedern darauf zugreifen zu können. Die Daten der Webseite fastverspielt.de werden ebenfalls durch unserem Webseiten Service Provider, im öffentlichen Webspace vorgehalten, damit Sie jederzeit Zugriff auf alle Blogartikel haben.

---